Privacy Policy & Disclaimer

Eigendom

Deze website is eigendom van

EPLY BV
Herengracht 59,
3665 As, België
BTW: BE 1027.205.452
T: +32 472 36 25 18
info@eply.be

Toepassing

Door de website te bezoeken en te gebruiken, gaat u uitdrukkelijk akkoord met de volgende algemene voorwaarden.

Intellectuele eigendomsrechten

De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo's, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden enz. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan EPLY BV of aan rechthoudende derden.

Beperkingen van aansprakelijkheid

De informatie op deze website is van algemene aard. Ze is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden en kan dus niet worden beschouwd als persoonlijk, professioneel of juridisch advies.

EPLY BV levert grote inspanningen om ervoor te zorgen dat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeurig en actueel is. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie op of via de site onbeschikbaar zou zijn, zal EPLY BV alle redelijke inspanningen leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten.

EPLY BV kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit het gebruik van de informatie op deze website. Indien u onjuistheden zou vaststellen, gelieve contact op te nemen met de beheerder van de site.

De inhoud van de website (inclusief links) kan te allen tijde zonder aankondiging of kennisgeving worden aangepast, gewijzigd of aangevuld. EPLY BV geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden voor tijdelijke of permanente (on)beschikbaarheid van de website of enige vorm van schade, rechtstreeks of onrechtstreeks, voortvloeiend uit de toegang tot of het gebruik van de website.

EPLY BV kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van het gebruik van deze site of van andere websites waarnaar wordt verwezen via links of hyperlinks, met inbegrip van maar niet beperkt tot verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma's of gegevens, of van apparatuur of software van de gebruiker.

De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina's van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud.

EPLY BV heeft geen zeggenschap over de inhoud of kenmerken van deze websites en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor hun inhoud of enig gebruik ervan.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

De Belgische wetgeving is van toepassing op deze site. In geval van geschil is enkel de rechtbank van het arrondissement Hasselt/Tongeren bevoegd.

Privacybeleid

EPLY BV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring. Voor meer informatie, vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kunt u terecht via info@eply.be.

Verwerkingsdoeleinden

EPLY BV verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van klanten voor:

• klantenbeheer (zoals administratie, opvolging van abonnementen of facturatie),
• ondersteuning en foutopvolging van de AI-assistent,
• het optimaliseren van de gebruikerservaring,
• marketing- en gepersonaliseerde communicatie.

Door gebruikers gegenereerde inhoud

De software van Eply maakt het mogelijk om e-mails te laten analyseren en conceptantwoorden te genereren.
De gebruiker blijft steeds verantwoordelijk voor de inhoud van de e-mails die worden ingevoerd of verzonden.
Het is verboden om de software te gebruiken voor het verwerken of genereren van inhoud die:

• discriminerend, beledigend of aanstootgevend is;
• betrekking heeft op illegale activiteiten;
• in strijd is met de geldende wetgeving.

EPLY BV behoudt zich het recht voor om accounts te deactiveren of te blokkeren bij misbruik.

Rechtsgrondslag van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:

• (a) toestemming,
• (b) noodzaak voor de uitvoering van het contract,
• (c) wettelijke verplichting,
• (f) het gerechtvaardigd belang van EPLY BV om haar diensten te verbeteren en te beveiligen.

Wanneer verwerking gebeurt op basis van toestemming, heeft de gebruiker steeds het recht deze in te trekken.

Overdracht aan derden

Indien dit noodzakelijk is om het doel van de verwerking te bereiken, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met partners of verwerkers binnen de Europese Economische Ruimte die rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden zijn met EPLY BV.
EPLY BV garandeert dat deze ontvangers de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beschermen.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens die worden verwerkt voor klantenbeheer worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en in overeenstemming met de wettelijke vereisten (bijvoorbeeld boekhoudkundige verplichtingen van 7 jaar).

E-mailinhoud die verwerkt wordt via de AI-assistent wordt niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst. Raadpleeg onze data & beveiligingssectie voor meer detail.

Rechten van de gebruiker

De gebruiker heeft te allen tijde het recht om:

• zijn persoonsgegevens in te zien,
• deze te laten verbeteren of verwijderen,
• de verwerking te beperken,
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang,
• een kopie te ontvangen van zijn gegevens in een gestructureerde, machineleesbare vorm.

Om deze rechten uit te oefenen, kan de gebruiker:

• zijn accountinstellingen aanpassen, of
• een verzoek sturen naar info@eply.be.

Direct marketing

De gebruiker heeft het recht zich kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketing.

Klachten

De gebruiker heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be.

Gebruik van cookies

Tijdens een bezoek aan de site kunnen cookies op uw apparaat worden geplaatst.
Cookies helpen ons om de website correct te laten functioneren en om uw gebruikservaring te verbeteren.
EPLY maakt gebruik van:

• Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van de website.
• Analysecookies (Google Analytics): om inzicht te krijgen in het gebruik van onze site.
• Marketingcookies: enkel met uw toestemming.

U kunt cookies beheren via de instellingen van uw browser.
Door gebruik te blijven maken van onze website, stemt u in met ons cookiebeleid.

Google Analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics (Google LLC, VS).
De verzamelde gegevens (zoals IP-adres en klikgedrag) worden geanalyseerd om de website te verbeteren.
Google kan de gegevens doorgeven aan derden indien dit wettelijk vereist is.
U kunt het gebruik van cookies weigeren via uw browserinstellingen, maar bepaalde functies van de website kunnen dan beperkt zijn.

Data & beveiliging

EPLY BV gebruikt beveiligde Europese servers (Level27 NV, België) om uw data op te slaan.
Persoonlijke gegevens worden nooit buiten de EER overgedragen zonder passende waarborgen.

Voor de verwerking en het genereren van conceptantwoorden via kunstmatige intelligentie wordt onder meer gebruikgemaakt van de API's van Anthropic (Claude) en/of Google (Gemini). Dit houdt in dat bepaalde tekstgegevens (zoals e-mailinhoud of prompts die worden ingevoerd) tijdelijk kunnen worden verwerkt op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder in de Verenigde Staten.

Deze verwerking gebeurt uitsluitend voor het genereren van de gevraagde AI-output. De gegevens worden niet gebruikt voor trainingsdoeleinden en worden door de verwerker maximaal 30 dagen tijdelijk bewaard voor misbruikdetectie en foutopvolging.

De overdracht naar verwerkers buiten de EER gebeurt uitsluitend op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

Voor e-mailcommunicatie maakt Eply gebruik van Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk) als e-mailplatform. Brevo verwerkt gegevens binnen de EER en voldoet aan de AVG/GDPR.

EPLY BV bewaart zelf enkel de strikt noodzakelijke gegevens (zoals gebruikersaccounts en voorkeuren) op beveiligde Europese servers. EPLY neemt alle redelijke technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang te voorkomen.