Algemene voorwaarden

Over EPLY en de dienst

EPLY biedt een AI-softwaretool aan die conceptantwoorden genereert op basis van bedrijfsinformatie en inkomende/uitgaande e-mails. De output is suggestief en moet steeds door de Klant worden nagekeken en gevalideerd.

De beheerder, vennootschap, ... van het mailaccount betaalt een abonnementskost, conform de aangegane overeenkomst, voor het gebruik van deze dienst. Ook is het mogelijk te opteren voor een gratis abonnement. In dit geval zal geen kost in rekening worden gebracht voor het gebruik van EPLY.

1. Doel en rechtsgeldigheid

1a. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen EPLY en haar klanten.

2. Algemeen

• 2a. Behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke andersluidende overeenkomst, worden alle overeenkomsten, offertes en bestellingen, en alle daaruit voortspruitende leveringen en aannemingswerken, beheerst door de hierna vermelde voorwaarden. Deze voorwaarden worden door de klant aanvaard door het loutere feit met EPLY BV te onderhandelen of een overeenkomst af te sluiten. De klant erkent kennis te hebben genomen van deze voorwaarden in al haar geschreven en gedrukte bepalingen. Hij erkent dat deze voorwaarden de integrale tekst uitmaken van het tussen partijen tot stand gekomen akkoord, en alle voorgaande mondelinge of schriftelijke voorstellen of afspraken, evenals elke andere mededeling tot nog toe tussen partijen gedaan, vervangen en vernietigen. Eventuele nietigheid van een of meerdere bedingen uit deze algemene voorwaarden, doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules.
• 2b. Behoudens uitdrukkelijke en andersluidende schriftelijke overeenkomst, hebben onderstaande contractvoorwaarden voorrang op de contractvoorwaarden voorkomende op de documenten van onze medecontractant en dienen deze laatste als niet bestaande te worden beschouwd.
• 2c. Wanneer een prijsofferte van EPLY ondertekend wordt door de klant, wordt een volledige en rechtsgeldige overeenkomst geacht tot stand te zijn gekomen. Hetzelfde geldt wanneer de werken worden uitgevoerd nadat een prijsofferte aan de klant werd verstuurd, behoudens onmiddellijk en aangetekend protest na de aanvang der werken.
• 2d. EPLY behoudt zich het recht voor de werken geheel of gedeeltelijk uit te voeren in onderaanneming, dit op onze eigen verantwoordelijkheid.
• 2e. Indien een potentiële klant een afspraak aanvaardt en niet ten laatste 12u voor een afspraak doorgaat, deze annuleert (mail of telefonisch), zal EPLY een forfait voor deze gemiste afspraak aanrekenen van € 0,50 per gereden kilometer van het adres van EPLY (3665/As) tot aan het afspraakadres van de klant en terug. Deze kost wordt door EPLY doorgerekend indien een EPLY-salesmedewerker zich verplaatst naar de klant zoals afgesproken en de klant de EPLY-salesmedewerker niet ontvangt. Bij correcte annulering van de afspraak vooraf, wordt deze kost niet doorgerekend.

3. Terminologie

• 3a. Als in deze Algemene Voorwaarden wordt gesproken over 'klant', dan wordt bedoeld: een natuurlijk of rechtspersoon op wiens naam een bestelling is geplaatst bij de firma EPLY.
• 3b. Een 'abonnementsperiode' is de periode waarvoor een klant een bedrag heeft vooruitbetaald.

4. Prijzen

4a. Abonnementsformules

• Maandelijks plan: €24 per maand per account (excl. btw). Maandelijks opzegbaar, met maandelijkse facturatie.
• Jaarplan: €20 per maand per account (excl. btw). Jaarlijks opzegbaar, met voorafgaande facturatie voor de volledige jaarperiode.
• Custom plan: Voor organisaties met vijf of meer accounts wordt een offerte op maat opgesteld. De prijs wordt bepaald in overleg en vermeld in de desbetreffende offerte.

Bij alle formules is de Fair Use Policy van Eply BV van toepassing. Dit houdt in dat het gebruik van de AI-mailassistent binnen redelijke grenzen dient te blijven, in verhouding tot het normaal gebruikspatroon van vergelijkbare klanten. Bij uitzonderlijk of structureel hoog verbruik kan Eply BV extra credits aanrekenen of een aangepaste formule voorstellen. Dit gebeurt steeds transparant en tijdig in overleg met de klant.

De klant kan op elk moment overstappen naar een andere formule die door Eply BV wordt aangeboden. Een downgrade van het abonnement is mogelijk, maar geeft geen recht op terugbetaling van het prijsverschil voor de lopende facturatieperiode (maand of jaar). De aangepaste prijs wordt toegepast vanaf de volgende facturatieperiode.

Bedrijven die buiten de standaardformules bijkomende functionaliteiten wensen, zoals het toevoegen van extra documenten (bijvoorbeeld interne handleidingen, veelgestelde vragen (FAQ's) of andere databronnen), kunnen dit aanvragen bij Eply BV. In dat geval kan, afhankelijk van de aard en omvang van de extra opslag of verwerking, een hogere maandelijkse vergoeding worden aangerekend. Deze meerprijs wordt steeds vooraf duidelijk gecommuniceerd en overeengekomen met de klant.

4b. Offertes op maat

• Prijzen die door Eply BV in het kader van offertes op maat worden meegedeeld, zijn steeds vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk werd aangegeven dat ze definitief zijn.
• De definitieve prijzen in offertes kennen een geldigheidsduur van 30 dagen.
• Alle bedragen worden vermeld in euro en exclusief btw, tenzij anders aangeduid.
• Tenzij anders overeengekomen, worden de prijzen die betrekking hebben op de dienstverlening berekend voor een periode van één jaar, te betalen bij aanvang van de periode overeenkomstig artikel 3.
• Eenzijdige opzegging door de klant geeft geen aanleiding tot enige terugbetaling of compensatie van reeds uitgevoerde betalingen.
• Eply BV behoudt zich het recht voor om de prijzen van haar dienstverlening te allen tijde te wijzigen. De klant wordt hiervan op de hoogte gebracht via de website en tevens op individuele wijze via persoonlijke communicatie. De gewijzigde prijzen worden pas van kracht twee maanden na de kennisgeving, tenzij de klant in die periode gebruik maakt van de mogelijkheid om het contract kosteloos en zonder motivering op te zeggen.
• Maatwerkfunctionaliteiten of specifieke integraties die ontwikkeld worden in het kader van een offerte op maat, kunnen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, ook beschikbaar worden gesteld aan andere gebruikers van Eply BV.

5. Recht

• 5a. Op alle overeenkomsten tussen EPLY en de klant en alle aanbiedingen van EPLY is het Belgische recht van toepassing.
• 5b. Alle mogelijke geschillen die voortvloeien uit de in het voorgaande lid genoemde overeenkomsten en aanbiedingen zullen worden voorgelegd aan een bevoegde rechter in de regio Hasselt/Tongeren tenzij EPLY ervoor kiest om een geschil voor te leggen aan een andere bevoegde rechter.

6. Correspondentie

• 6a. Alle communicatie gaat via e-mail, ook wat facturen en eventuele betalingsherinneringen betreft.
• 6b. De klant is verplicht om een e-mailadres aan EPLY op te geven waarop hij mails kan ontvangen; wijzigingen hiervan moeten meteen aan EPLY gemeld worden, binnen de 7 werkdagen na de wijziging.
• 6c. Voor andere communicatie rond de applicatie zelf, wordt het mailadres gebruikt dat gekoppeld is aan de account van de klant en door de klant zelf kan beheerd worden in de applicatie in zijn gebruikersgegevens.

7. Eigendom

Alle rechten van intellectuele of industriële eigendom op alle krachtens een overeenkomst ontwikkelde of ter beschikking gestelde apparatuur, programmatuur of andere materialen berust bij EPLY of haar licentiegever(s). Klant verkrijgt het gebruiksrecht en de bevoegdheden die voortvloeien uit de overeenkomst.

8. Rechten van derden

Klant garandeert EPLY dat de opdracht die klant aan EPLY verstrekt op geen enkele wijze inbreuk maakt op enig recht van derden. Dit omvat onder meer (maar is niet beperkt tot): registratie van de domeinnaam, inhoud van de website en gebruikte software.

9. Nieuwsbrief EPLY

• 9a. Door een bestelling te plaatsen heeft EPLY het recht het bestellende mailadres op te nemen in de mailinglist die gebruikt wordt voor het versturen van nieuwsbrieven.
• 9b. Uitschrijven voor deze nieuwsbrief kan via een afmeldlink in de mail.

10. Betaalperiodes

Een betaalperiode is de periode waarvoor een klant een bedrag vooruitbetaalt. Een overeenkomst tussen klant en EPLY wordt aangegaan voor de betaalperiode die de klant meestal zelf kan kiezen. Per default zijn EPLY-contracten volgens afspraak éénmalige, maandelijkse of jaarlijkse contracten. Na het verstrijken van de maandelijkse of jaarlijkse periode wordt de overeenkomst steeds automatisch en stilzwijgend verlengd met dezelfde betaalperiode, tenzij de klant ten laatste twee weken vóór aanvang van de nieuwe periode heeft opgezegd. Voor opzegging volstaat het versturen van een e-mail naar info@eply.be met vermelding van contractnummer, het bericht waarin wordt meegedeeld dat de klant de overeenkomst wilt stopzetten en datum van gewenste stopzetting. De klant wordt dus niet expliciet op de hoogte gesteld van de verlenging van overeenkomsten.
Volledigheidshalve dient te worden vermeld dat betaalperiodes niet van toepassing zijn op eenmalige producten en diensten.

11. Facturen

• 11a. Door het plaatsen van een bestelling gaat een klant automatisch akkoord met het ontvangen van facturen per email in PDF. Facturen worden dus niet per post verzonden, tenzij in onderling overleg een andere manier van werken afgesproken wordt.
• 11b. Klachten over facturen dienen binnen 14 dagen na verzending van de factuur te worden ingediend.
• 11c. Na het verstrijken van de in 11b genoemde termijn wordt de klant geacht akkoord te gaan met de ontvangen factuur.
• 11d. Indien klant namens c.q. uit hoofde van een vereniging, stichting of bedrijf handelt, zal de klant te allen tijde persoonlijk verantwoordelijk worden gehouden voor openstaande facturen, als mocht blijken dat de klant ten tijde van het verstrekken van de opdracht/bestelling niet bevoegd was te handelen namens de rechtspersoon waarvoor de overeenkomst was aangegaan/de bestelling was geplaatst, of als de rechtspersoon namens welke getekend is, afziet van haar verplichting tot betalen.
• 11e. Doorlopende zaken, zoals, maar niet beperkt tot, domeinnaamregistraties, abonnementen en onderhoudscontracten, worden steeds automatisch verlengd. Van deze regel kan in bijzondere gevallen worden afgeweken, bijvoorbeeld als er een betalingsachterstand is. Als een klant een product wil stopzetten, dan kan dat te allen tijde, volgens de voorwaarden gestipuleerd en afgesproken in de aangeboden offerte. Restitutie vindt echter alleen plaats indien de opzegging gedaan is vóór het aanbreken van een nieuwe betaalperiode. De klant is derhalve verplicht de nieuwe factuur te voldoen indien hij na aanvang van de nieuwe betaalperiode heeft opgezegd.
• 11f. Facturen dienen betaald te worden ten laatste op de uiterste betaaldatum die op de factuur staat vermeld. Indien het volledige factuurbedrag na de uiterste betaaldatum niet bij EPLY binnen is, is de klant in gebreke en volgt er een aangetekende en formele ingebrekestelling (per post).
• 11g. Indien klant in gebreke is, is hij over het openstaande bedrag een rente verschuldigd die gelijk is aan de wettelijke rente. De eveneens verschuldigde incassokosten bedragen 15% van het openstaande bedrag met een minimum van 75 euro (zegge vijfenzeventig euro).
• 11h. Ingeval EPLY kosten moet maken om de vordering te kunnen innen en die kosten gaan het bedrag te boven dat in het voorgaande lid staat vermeld, dan is de klant het extra bedrag ook verschuldigd aan EPLY.
• 11i. EPLY zal een eerste betalingsherinnering (zonder extra kosten) sturen per email indien de klant in gebreke is gebleven bij het voldoen van een factuur.
• 11j. EPLY zal een tweede betalingsherinnering sturen (per post en e-mail), indien de klant niet tijdig gehoor geeft aan het verzoek tot betaling dat vermeld staat in de eerste betalingsherinnering. Daarbij zullen extra kosten (10 euro per schrijven) in rekening gebracht worden.
• 11k. EPLY is te allen tijde gerechtigd de dienstverlening op te schorten of stop te zetten, of het onderhavige product onbruikbaar te maken, indien de klant niet tijdig gehoor geeft aan het verzoek tot betaling dat vermeld staat in de tweede betalingsherinnering. Eventuele hervatting van de dienstverlening zal pas plaatsvinden nadat het volledige openstaande bedrag is voldaan, inclusief extra kosten. EPLY zal in geval van stopzetting er alles aan doen wat mogelijk is, om de klant eerst telefonisch proberen te bereiken en de zaak zo nog op te lossen.

12. Opschorting/stopzetting/herroepingsrecht dienstverlening

• 12a. EPLY behoudt zich het recht voor om de dienstverlening ten aanzien van de klant op te schorten of stop te zetten bij niet- of niet-tijdige betaling en/of overtreding van de Algemene Voorwaarden.
• 12b. Opschorting of stopzetting van de dienstverlening ontslaat de klant niet van zijn verplichting tot betaling van de openstaande factu(u)r(en) aan EPLY.
• 12c. Voor opschorting en/of stopzetting van enige dienstverlening vanwege overtreding van één of meer regels in deze Algemene Voorwaarden, vindt nooit enige vergoeding of restitutie plaats.
• 12d. Herroepingsrecht bij online aankoop via de website van Eply: Bij de aankoop van de Maandformule of Jaarformule via de website van Eply BV heeft de klant het wettelijke recht om de aankoop binnen een termijn van 14 kalenderdagen te herroepen zonder opgave van redenen. Deze termijn gaat in op het moment dat de aankoop is afgerond (lees: de betaling werd uitgevoerd). Echter vervalt dit herroepingsrecht conform artikel VI.53, 13° van het Wetboek van Economisch Recht, indien aan de volgende drie cumulatieve voorwaarden is voldaan:
  • De klant heeft uitdrukkelijk ingestemd met de onmiddellijke uitvoering van de dienst,
  • De klant heeft erkend dat hij zijn herroepingsrecht verliest zodra de uitvoering is begonnen, en
  • Eply BV heeft deze instemming en erkenning bevestigd aan de klant op een duurzame drager (bijvoorbeeld via e-mail).

  Wanneer de klant inlogt op zijn Eply-account of de AI-dienst gebruikt binnen de herroepingstermijn, geldt dit als het begin van de uitvoering van de dienst. In dat geval vervalt het herroepingsrecht, en is er geen recht op terugbetaling, ook niet bij een opzegging binnen de 14 dagen.

• 12e. Herroepingsrecht bij offertes op maat: Voor alle Custom-formules, uitbreidingen of andere betalende abonnementen die op basis van een persoonlijke offerte worden afgesloten, is het herroepingsrecht niet van toepassing. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant de offerte ondertekent of schriftelijk bevestigt. Vanaf dat moment start de uitvoering van de dienst, en vervalt het herroepingsrecht onherroepelijk.

13. Machtiging/automatische incasso (domiciliëring)

• 13a. Klant kan bij EPLY gebruikmaken van de mogelijkheid tot automatische incasso; dat wil zeggen dat de klant aan EPLY een machtiging kan verstrekken tot het incasseren van een factuurbedrag. Dit wordt domiciliëring genoemd.
• 13b. EPLY stelt machtigingen in per klant, geldend voor alle producten die onder deze klant bij EPLY besteld zijn. De klant is zelf verantwoordelijk voor het instellen/afgeven van machtigingen. EPLY stuurt bij iedere factuur informatie hoe de klant de domiciliëring kan opstarten.
• 13c. Als een klant EPLY gemachtigd heeft om per betaalperiode een bedrag af te schrijven van zijn rekening, en er vindt een opzegging plaats met recht op restitutie, dan zal het geïncasseerde bedrag binnen de 30 dagen na domiciliëring worden teruggestort.
• 13d. De klant heeft altijd het recht om een machtiging in te trekken. Vanaf de eerstvolgende factuur na intrekking zullen de bedragen niet meer automatisch geïncasseerd worden.

14. Rechten om diensten te weigeren

EPLY heeft het recht om naar eigen inzicht diensten te weigeren of te annuleren.

15. Vrijwaring

• 15a. Door het plaatsen van een bestelling vrijwaart klant EPLY van alle mogelijke rechtsvervolgingen, boetes en diens meer, die het gevolg zouden kunnen zijn van het plaatsen van de bestelling en de activiteiten die daaruit voortvloeien. De klant is niet verantwoordelijk voor lekken in het systeem, doch wel voor het zorg dragen voor de logins en paswoorden die ze van EPLY gekregen hebben bij een bestelling.
• 15b. Klant vrijwaart EPLY van alle aansprakelijkheid voor het niet op tijd en/of onjuist vastleggen, verlengen, aanvragen of registreren van een product, zoals, maar niet beperkt tot, domeinnamen en SSL-certificaten. Dit uiteraard enkel in het geval EPLY kan bewijzen er alles voor gedaan te hebben om deze bestelling correct op te volgen.

16. Prijsverhoging

Indien EPLY de prijs van een doorlopend product, zoals genoemd in lid 11e, verhoogt, krijgt de klant gedurende de periode waarvoor betaald is de tijd om een andere provider of een ander product te zoeken, met een minimum van 3 maanden. Tot die tijd betaalt hij de oude prijs.

17. Opzeggingen

In overleg. Zie in andere punten van deze overeenkomst. Meer specifiek punt 10.

18. Wijziging Algemene Voorwaarden

EPLY is te allen tijde gerechtigd de Algemene Voorwaarden te wijzigen. Publicatie op de website www.eply.be is bindend.

19. Ontbindende voorwaarden

EPLY is gerechtigd een overeenkomst te ontbinden zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst indien:

• het faillissement van de klant wordt of is uitgesproken;
• klant surseance van betaling aanvraagt;
• aan klant surseance van betaling verleend is;
• klant de bevoegdheid over (een deel van) zijn vermogen kwijtraakt door beslaglegging of een andere oorzaak;
• EPLY gegronde redenen heeft te twijfelen aan het vermogen van de klant om (tijdig) aan zijn verplichtingen te voldoen;
• indien het systeem niet naar behoren werkt: bvb. mails kunnen niet opgehaald worden, systeem ligt om de haverklap uit, …

20. Disclaimer

EPLY is niet verantwoordelijk voor enige schade die de klant kan lijden of om het even welke gebruiker van de door EPLY ontwikkelde systemen. EPLY geeft geen garanties voor schade die voortkomt uit het gebruik van haar diensten. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, verlies van gegevens dat voortkomt uit vertragingen en alle onderbrekingen van diensten veroorzaakt door EPLY, haar leveranciers en personeel.

Verduidelijking: De klant is niet verantwoordelijk voor lekken in het systeem, doch wel voor het zorg dragen voor de logins en paswoorden.

Verder stelt EPLY via haar ontwikkelde systemen verschillende functionaliteiten en integraties ter beschikking om de gebruikerservaring te ondersteunen, waaronder, maar niet beperkt tot, tokengebruik bij mailgeneratie. Hoewel EPLY zich inspant om actuele en correcte informatie aan te bieden, is zij afhankelijk van externe gegevensleveranciers. EPLY kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden, vertragingen, onvolledigheden of misvattingen die voortvloeien uit het gebruik van deze integraties of de weergegeven informatie.

De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het verifiëren van cruciale informatie, zoals data, factuurgegevens, feiten die de AI voorstelt tijdens conceptgeneratie,... EPLY aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade of gevolgen die voortkomen uit beslissingen op basis van de informatie verkregen via de door haar ontwikkelde systemen.

Door gebruik te maken van de systemen van EPLY gaat de gebruiker akkoord met deze voorwaarden.